Cuando se trata de optimizar la gestión de tus clientes y mejorar la eficiencia operativa, cómo elegir un CRM se convierte en una de las decisiones más importantes para cualquier empresa. Esta elección va a influir directamente en la relación con tus clientes y en la capacidad de tu negocio para crecer de manera ordenada.
Antes de escoger un CRM, es necesario que te asesores con una empresa de desarrollo de software, para que sepas lo que necesitas. Desde Babooni Technologies te brindamos esta guía para ayudarte en la elección de un CRM. Y si necesitas un asesoramiento con más personalizado, haz una consultoría tecnológica.
Qué es un CRM
Recordemos rápidamente qué es un CRM.
Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema o software diseñado para gestionar la relación con los clientes de una empresa. Su principal objetivo es mejorar la organización, el seguimiento y la comunicación con los clientes.
La ventaja de contar con un CRM es que optimiza procesos de ventas, marketing y soporte para proporcionar una experiencia más eficiente y personalizada.
Define tus necesidades
El primer paso es reconocer las necesidades y los puntos donde el CRM podría aportar una solución a tu empresa. Al definir estas necesidades, pregúntate lo siguiente:
- ¿Qué problemas actuales quiero resolver con el CRM?
- ¿Cómo podría mejorar la relación con los clientes de mi empresa?
- ¿Qué funcionalidades no pueden faltar?
- ¿Qué tanto puedo invertir, tanto en la adquisición como en la implementación del sistema?
Tipos de CRM según diferentes necesidades
Existen diferentes tipos de CRM que pueden adaptarse a diversas empresas según sus necesidades. Los más comunes son:
- Operativos: ideales para gestionar las ventas, marketing y soporte.
- Analíticos: pensados para analizar los datos y obtener insights.
- Colaborativos: diseñados para facilitar la comunicación entre departamentos.
Cada uno de estos tipos está pensado para un uso diferente, así que es importante identificar cuál es el que mejor encaja con tus objetivos.
CRM a medida vs. CRM comercial
Existen CRM comerciales y a medida. Los CRM comerciales son productos estándar, diseñados con funcionalidades iguales para todas las empresas. En cambio, un CRM hecho a medida tiene la virtud de adaptarse a los requerimientos del cliente.
Si buscas una herramienta que se adapte a la forma en que trabajas, considera un CRM a medida. Estos sistemas ofrecen una gran flexibilidad porque se desarrollan en función de lo que necesite tu negocio. La ventaja es que crece junto a tu empresa: a medida que aumentan las necesidades y las operaciones, este tipo de software puede modificarse según lo requiera la situación.
Aquí, trabajar con un proveedor de desarrollo de software a medida es la mejor opción, para asegurarte de que el sistema se adapte a tus procesos y no al revés, como ocurre con el software comercial y estándar.
¿CRM en la nube o local?
Uno de los aspectos importantes al momento de elegir un CRM es decidir si se utilizará una solución en la nube o un CRM instalado de manera local. Veamos las diferencias
- CRM en la nube: los datos están disponibles online, y eso implica acceso desde cualquier lugar. Ideal para empresas que valoran la movilidad y necesitan una solución que pueda ser utilizada por equipos remotos.
- CRM local: todo se almacena en los servidores locales de la empresa. Este tipo de CRM es apropiado si la seguridad de los datos es una preocupación prioritaria o si tu sector tiene normativas estrictas sobre la gestión de datos.
Ambas opciones tienen ventajas y desventajas. Por ejemplo, los CRM en la nube suelen ser más fáciles de instalar y mantener, mientras que los CRM locales requieren una inversión inicial más alta y un mantenimiento de software constante.
Intégralo en el trabajo diario de tu empresa
El CRM que elijas debe integrarse con otras herramientas que ya utilizas en tu empresa. Ya sea un ERP, software de marketing o herramientas de comunicación, un CRM tiene que poder sincronizar datos para no duplicar información. La empresa de mantenimiento de software que te acompañe en este proceso será importante para evitar inconvenientes a largo plazo.
También es fundamental que el CRM sea fácil de usar. No tiene sentido elegir una herramienta con todas las funcionalidades del mundo si nadie en tu equipo sabe cómo usarlas. Elije soluciones intuitivas, que no requieran de capacitaciones interminables.
Calcula tu presupuesto
Además del precio de adquisición, hay que sumar los costes de implementación, personalización y mantenimiento. También debes considerar el soporte técnico que te ofrezcan, tanto durante la implementación como después de ella.
Recuerda que el precio de un CRM dependerá también de si es una solución estándar o si optas por un desarrollo a medida. Ambos tienen ventajas, pero si tu negocio es complejo, una solución personalizada hace la diferencia.
Garantiza la seguridad de tus datos
La gestión de datos personales es un tema delicado y debe ser un factor determinante en la elección de un CRM. Asegúrate de que la herramienta que selecciones cumpla con las normativas de protección de datos vigentes en España y la Unión Europea. La seguridad y la privacidad de los datos protege a tus clientes y evita problemas legales.
Un CRM bien implementado debe tener opciones de control de acceso, así como funcionalidades que aseguren la integridad y confidencialidad de la información.
Haz parte a tu equipo de la decisión
Tu equipo será el usuario final del CRM, es buena idea incluirlos en el proceso de decisión. Pregúntales qué funcionalidades necesitan y qué problemas actuales quieren resolver. Permitir que tu equipo forme parte del proceso de elección ayuda a reducir la resistencia al cambio, algo común al introducir nuevas herramientas en el trabajo diario.
Planea la implementación de la herramienta
La fase de implementación no es menos importante que la elección de la herramienta en sí. Define desde el inicio cómo se llevará a cabo la implementación y qué recursos se necesitarán para garantizar que el CRM sea operativo cuanto antes.
En este punto, trabajar con una buena empresa de desarrollo de software marca la diferencia. Contar con expertos que entiendan la estructura de tu negocio y sepan implementar soluciones, ayudará a que la herramienta empiece a rendir desde el primer día.
Consejos finales para la elección de tu CRM
Un buen CRM te permite automatizar tareas repetitivas y llevar un seguimiento de todas las actividades comerciales y de marketing. Estas funciones son útiles no solo para ahorrar tiempo, sino también para tener una visión clara de los progresos y puntos de mejora en los procesos internos de la empresa.
Para elegir el CRM adecuado te recomendamos tener en cuenta:
- El tamaño de tu empresa: no todas las soluciones son adecuadas para cualquier tipo de empresa. Evalúa si necesitas un CRM pequeño y sencillo o una herramienta más robusta.
- Presupuesto: analiza los costes directos e indirectos, incluyendo la implementación y mantenimiento.
- Tipo de negocio: empresas de desarrollo, marketing o ventas podrían necesitar diferentes tipos de funcionalidades.
Elegir un CRM parece complicado, pero si sigues los pasos correctos y tienes un buen asesoramiento, encontrarás la herramienta que mejor se adapta a tu empresa. Define tus necesidades, analiza las diferentes opciones y no te olvides de involucrar a tu equipo en la decisión. ¡El CRM adecuado hará crecer tu empresa y mejorar la experiencia de tus clientes!