En el mundo empresarial actual, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) deben enfrentarse a retos constantes en su gestión diaria. Desde controlar inventarios hasta gestionar finanzas y mejorar la atención al cliente, las tareas se multiplican rápidamente. Para optimizar estos procesos, un sistema ERP para PYMEs se presenta como una solución ideal.
No todos los ERPs son iguales y es fundamental que una PYME elija un ERP que se ajuste a sus necesidades y posibilidades.
¿Cómo debe ser un ERP para PYMES? Como empresa de desarrollo de software, aquí te mostramos las características y funcionalidades que un ERP debe tener para ser verdaderamente útil para pequeñas empresas.
Características de un ERP para PYMES
1. Facilidad de implementación y uso
Un ERP para PYMES debe ser fácil de implementar y de usar. Muchas pequeñas empresas no cuentan con un equipo técnico, por lo que es importante que el sistema no requiera un largo proceso de instalación ni personal especializado para operarlo. El ERP debe tener una interfaz intuitiva y amigable, permitiendo que los empleados puedan adaptarse rápidamente sin necesidad de formación intensiva.
2. Funcionalidades específicas adaptadas al tamaño de la empresa
Las PYMES tienen necesidades muy diferentes a las grandes corporaciones, por lo que un ERP para pequeñas empresas debe estar diseñado para cubrir sus procesos específicos sin sobrecargarlo con funcionalidades innecesarias. Las principales funcionalidades que debe incluir son:
- Gestión de inventarios: control de stock en tiempo real y automatización de pedidos para evitar desabastecimientos o exceso de stock.
- Contabilidad y facturación: un ERP debe automatizar tareas contables como la creación de facturas, pagos, cobros y conciliación bancaria.
- Gestión de ventas y compras: desde la creación de presupuestos hasta el registro de pedidos y la gestión de relaciones con proveedores.
- Recursos humanos: funcionalidades para gestionar la nómina, la gestión de personal y el control de tiempo, fundamentales para empresas con equipos pequeños.
Con estas características básicas, un ERP simplifica procesos complejos, permitiendo que la PYME se enfoque en su crecimiento.
3. Escalabilidad y flexibilidad
Un ERP para PYMES debe ser flexible y escalable. A medida que el negocio crece, las necesidades cambian. El sistema debe poder adaptarse al crecimiento de la empresa sin necesidad de reemplazarlo. Esto incluye la posibilidad de agregar nuevas funcionalidades, como la gestión de múltiples almacenes o la expansión de la operación a otros mercados internacionales.
Además, un ERP escalable debe permitir la integración con otras herramientas que la empresa pueda utilizar a medida que crece, como plataformas de ecommerce o sistemas de marketing.
4. Acceso remoto y en la nube
Las pequeñas empresas, especialmente aquellas que están comenzando o que no tienen grandes infraestructuras, se benefician enormemente de un ERP basado en la nube. Un ERP en la nube permite que los empleados accedan a los datos desde cualquier lugar, lo que es fundamental para equipos que trabajan de forma remota o para empresas que operan en múltiples ubicaciones.
La opción de tener un ERP en la nube también permite a las PYMES ahorrar costes de infraestructura y mantenimiento, ya que no requieren servidores propios ni un equipo técnico especializado para gestionarlo.
5. Costes accesibles y pago por uso
El coste es una de las mayores preocupaciones para las PYMES al implementar un ERP. Sin embargo, un buen ERP para pequeñas empresas debe ofrecer un modelo de precios flexible y asequible. La opción de pagar solo por las funcionalidades que realmente necesitas, y de forma escalonada a medida que tu negocio crece, es lo ideal.
El pago por suscripción es una de las alternativas más populares en el mercado, ya que permite que las pequeñas empresas se beneficien de un ERP potente sin realizar una inversión inicial demasiado alta. Además, los sistemas en la nube suelen requerir menos mantenimiento y menos personal especializado, lo que también ayuda a reducir los costes.
6. Integración con otras herramientas y plataformas
Las PYMES suelen utilizar varias herramientas para gestionar sus operaciones, desde plataformas de ecommerce como Shopify o WooCommerce hasta herramientas de marketing o software de gestión de proyectos.
Un ERP que se pueda integrar con tu plataforma de ecommerce, por ejemplo, te permitirá gestionar pedidos, inventarios y facturación de forma automatizada, evitando tener que duplicar esfuerzos en cada sistema.
El ERP debe ser capaz de integrarse fácilmente con estos sistemas, por ejemplo, los sistemas de gestión de clientes como los CRM. Para más información sobre los CRMs y su relación con los ERPs, puedes consultar “CRM y ERP: ¿Cuáles son las diferencias?”.
7. Soporte y mantenimiento continuo
Aunque un ERP debe ser fácil de usar, también es fundamental que el proveedor ofrezca soporte técnico continuo. Muchas pequeñas empresas no tienen un equipo IT interno, por lo que el acceso a soporte técnico profesional es fundamental para resolver problemas rápidamente.
Al elegir un ERP, asegúrate de que el proveedor sea una empresa de mantenimiento de software que ofrezca un soporte continuo y actualizaciones periódicas para asegurar que el sistema esté siempre al día con las últimas funciones y regulaciones fiscales.
Ejemplos prácticos de ERP para PYMES en distintos sectores
Para entender mejor cómo un ERP beneficia a las pequeñas empresas, veamos tres ejemplos de sectores que se benefician de un ERP bien implementado.
Retail: gestión de inventarios y pedidos
Un ERP es especialmente útil para el sector retail, donde la gestión de inventarios y la atención al cliente son decisivas para el éxito.
Imagina una tienda online que vende productos a través de Shopify. Un ERP integrado con esta plataforma permite automatizar el control de stock, realizar pedidos automáticamente cuando las existencias son bajas y generar informes de ventas en tiempo real.
Con un ERP, los propietarios de una tienda online pueden gestionar sus inventarios y ventas sin necesidad de hacer cálculos manuales, lo que ahorra tiempo y reduce errores. Además, al integrar el ERP con la plataforma de ecommerce, toda la información se actualiza automáticamente.
Fabricación: planificación de la producción
En el sector de la fabricación, un ERP permite planificar la producción de forma eficiente. Las pequeñas empresas de fabricación pueden usar un ERP para gestionar las órdenes de producción, hacer seguimiento de los materiales y gestionar la cadena de suministro.
Por ejemplo, una fábrica de muebles puede utilizar un ERP para gestionar las compras de materiales, coordinar la producción y controlar los plazos de entrega de productos terminados. Esto permite a la empresa optimizar la utilización de sus recursos y mejorar los tiempos de entrega a los clientes.
Servicios: gestión de proyectos y recursos humanos
Las pequeñas empresas de servicios, como agencias de marketing o consultoras, también pueden beneficiarse de un ERP para gestionar proyectos y recursos humanos. Un ERP ayuda a hacer un seguimiento de los proyectos, gestionar las horas trabajadas y automatizar las facturas a los clientes.
Una agencia de marketing, por ejemplo, podría utilizar un ERP para gestionar los presupuestos de los clientes, hacer seguimiento de las tareas asignadas y generar facturas de forma automática.
¿Cómo elegir el ERP adecuado para tu PYME?
A la hora de elegir un ERP para tu PYME, es importante que el sistema se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. Algunas empresas pueden necesitar un ERP a medida, especialmente si sus procesos son únicos o complejos. Para ello, contar con el apoyo de una empresa de desarrollo de software como Babooni es la solución ideal.
En Babooni, ofrecemos desarrollo de software a medida para crear un ERP que se ajuste exactamente a tus procesos y necesidades. Si ya tienes un sistema en mente o quieres explorar más opciones, te recomendamos leer más sobre qué es un ERP y sobre los tipos de ERP para conocer las diferentes soluciones disponibles.
Da el siguiente paso en la transformación de tu PYME
Un ERP para PYMES es más que una herramienta de gestión. Es una inversión en la eficiencia y el crecimiento de tu negocio. Al integrar todos los procesos en un único sistema, las pequeñas empresas reducen costes, mejoran la precisión de los datos, automatizan tareas y toman mejores decisiones.
Si estás listo para dar el siguiente paso en la optimización de tu negocio, un ERP a medida es la solución perfecta. En Babooni ofrecemos soluciones personalizadas para que puedas aprovechar al máximo las ventajas de un ERP y llevar tu PYME al siguiente nivel.
La transformación digital es posible para las pequeñas empresas con un ERP adecuado. ¡Contacta con nosotros y comienza a transformar tu PYME hoy mismo!
Referencias:
- Lecciones aprendidas de 55 proyectos de implementación de ERP. Grandes Pymes (2018). Disponible en: https://grandespymes.ar/2018/09/13/lecciones-aprendidas-de-55-proyectos-de-implementacion-de-erp/
- ROMERO REYES, RONALD JARED , RICO LUGO, SINNDY DAYANA , BARÓN VELÁNDIA JULIO . Impacto de un sistema ERP en la productividad de las PYME. Tecnura. 2012, 16(34), 94-102 ISSN: 0123-921X. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=257024712009
- Fernández Barca, Facundo. (2017). La implementación de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) en PYMES como herramienta para el aumento de la competitividad: Caso de estudio: empresa PYME metalúrgica radicada en Ciudad Autónoma de Buenos Aires (2015-2016). (Trabajo Final de Posgrado. Universidad de Buenos Aires.) Disponible en http://bibliotecadigital.econ.uba.ar/download/tpos/1502-1199_FernandezBarcaF.pdf